Informes (Access)

Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros.
La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:

1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.

Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los vínculos de la sección Vea también.

Aqui ejemplo de Informes en Access

Formulas (Excel)

Con frecuencia necesitamos efectuar algún calculo con un conjunto de celdas que forman una columna o una fila.  Ejemplo: Deseamos sumar 50 números que ocupan las celdas C1 hasta C50, colocados pues en una columna vertical. Sonde queremos que aparezca la suma podríamos escribir:
                                              =C1+C2+C3+...etc...+C49+C50

El resultado seria correcto, pero trabajoso. El modo adecuado de hacerlo es el siguiente:
                                           =SUMA(C1:C50)
Aquí el signo de dos puntos( : ) no tiene nada que ver  con la divicion, indica el rango, el paréntesis podemos leerlo así: "desde C1 hasta C50".
Lo anterior también puede utilizarse con varias celdas que estén en horizontal, por ejemplo: =SUMA(A1:R1) sumaria los contenidos  de las celdas de la fila 1, desde A1 hasta R1.
Además de la operación de suma, hay muchas funciones que se refieren a un rango de celdas.
Por ejemplo:
=PROMEDIO(A1:A50) calcularían la media aritmética de los conten idos de las celdas desde A1 hasta A50.

Aquí un ejemplo para formulas en Excel

Vinculos en Microsoft Word

Un marcador identifica una ubicación o una selección de texto a la que se asigna un nombre para identificarla para futuras referencias. Por ejemplo, puede utilizar un marcador para identificar el texto que desea revisar más adelante

1. Seleccione el texto o el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador.
2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador.

      3. En Nombre del marcador, escriba o seleccione un nombre.

Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, se puede utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primer_título".

4. Haga clic en Agregar.

Ir a un marcador específico

1. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador

2. Haga clic en Nombre o en Ubicación para ordenar la lista de marcadores del documento.
3. Haga clic en el nombre del marcador al que desea ir.
4. Haga clic en Ir a.

Aqui un ejemplo de vinculos en word:https://groups.live.com/P.mvc#!https://skydrive.live.com/view.aspx?cid=000958E715EFA1A6&group=1&resid=958E715EFA1A6%21341

Consultas y Formularios (Access)

Consultas:

Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.


Para crear una consulta:


1.- Tener la información que vamos a utilizar.
2.- En la pestaña Crear, seleccionar la opción Asistente para consultas.
3.- Aparecerá un cuadro, seleccione una de las opciones que requiere.

4.- Dele un nombre a la Consulta y seleccione los campos que necesite.
5.- Seleccione como desea la consulta, en resumen o detalle.
6.- Asigne un titulo a la Consulta.
7.- De clic en finalizar,.
8.- Automaticamente aparece la consulta que realizo.

Formularios:

1.- Si ya se tiene la información que necesitan:

2.- Vayan a la pestaña Crear

3.- Escoja la opción Formulario

4.- Se abre una nueva pestaña con el nombre Formulario

5.- Puede cambiar la información que aparezca en el Formulario.



Una Tabla o Grafico Dinamico nos va apermitir buscar informacion por algun tema especifico: para poder crearlo se necesita seguir los siguientes pasos:

• Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la tabla de Excel.
• En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica.

• En Elija los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el rango de celdas que desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto. 

• En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica,

• Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
•  Haga clic en Aceptar.

Para poder realizar una grafica siga los siguientes pasos:

1. En la pestaña insertar, despliege la opciones en tabla dinamica y escoja grafico dinamico.
2. Seleccione la tabla o rango donde se encuentra la informacion que necesita.
3. Al dar aceptar automaticamente se crea una nueva hoja con una tabla y un cuadro en blanco donde se creara la grafica.
4. Seleccione los datos que necesita, arrastrelos a la tabla, vera que automaticamente aparecen los datos en la grafica.

Ejemplos de Tablas y Graficas Dinamicas
Tabla y Grafica Dinamica

Tablas y Graficos Dinamicos (Excel)

Una Tabla o Grafico Dinamico nos va apermitir buscar informacion por algun tema especifico: para poder crearlo se necesita seguir los siguientes pasos:

• Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la tabla de Excel.
• En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica.

• En Elija los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el rango de celdas que desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto. 

• En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, especifique el lugar siguiendo uno de estos procedimientos:
• Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

• Haga clic en Aceptar.

Tabla de Contenido (Word)

Las Tablas de Contenido, pueden ser útiles si tenemos una gran cantidad de información en un documento y así poder encontrarla rápidamente si tenemos la información ordenada y por subtítulos:

Para poder crear una Tabla de Contenido necesitamos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar los títulos, subtítulos, apartados, etc. de cada capítulo y seleccionarlos con el cursor.

2.  Asignar de la barra de herramienta de formato el nivel correspondiente a Titulo 1,

Titulo 2 ó Titulo 3.

 3. Marcar todos los apartados que se desee integrar en la tabla de contenido.

4. Una vez que haya terminado de marcar, en la pestaña referencias, vaya a opcion tabla de contenido.

5. Eliga la estructura que prefiera, y automaticamente se crea su tabla.

Aqui se muestra un ejemplo de una Tabla de Contenido

Tabla de Contenido